物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理的基礎工作，有了規(guī)范化、標準化的檔案管理，在企業(yè)管理、區(qū)域規(guī)劃、工程改擴建、房屋維修、社區(qū)服務、協(xié)調企業(yè)與業(yè)主的關系等方面提供充分的保證。檔案管理應當堅持“及時歸檔，合理分類，規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。
一、物業(yè)檔案資料的含義
物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。
二、物業(yè)檔案管理的依據
物業(yè)檔案管理的依據主要有《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《物業(yè)管理條例》等。
三、物業(yè)檔案的建立
物業(yè)檔案的建立包括收集、整理、歸檔和利用四個環(huán)節(jié)。
（一）收集是將分散在單位各內部工作機構的有保存價值的文件資料集中移交給負責檔案的部門，物業(yè)資料按不同的標準有不同的分類。
（二）整理是指把處于相對零亂、分散的檔案，經過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。
（三）歸檔是按照檔案資料的內在規(guī)律進行科學的分類與保存，從大分類到小分類，再至細分、排序，歸檔及時，分類合理。
（四）利用是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務，提供利用是檔案工作的中心任務，也是檔案工作的成果。同時通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。
四、物業(yè)檔案整理的分類
（一）按時間順序分類：設計規(guī)劃階段、竣工驗收階段、委托管理階段、招投標階段、用戶入住階段、日常管理階段。
（二）按物業(yè)管理參與者分類：在物業(yè)接管移交時與開發(fā)商及設計單位、施工單位收集到工程建設產權和工程技術資料；在業(yè)主入住和進行二次裝修階段收集業(yè)主客戶資料；在日常管理中收集房屋檔案、設備運行、秩序維護、環(huán)境清潔、投訴回訪等資料；通過政府主管部門獲取的相關資料。
五、物業(yè)檔案管理的目錄
檔案材料可設一級類目，用阿拉伯數字表示，分別是：建設工程管理（01）、項目綜合管理（02）、業(yè)主入住管理（03）、設備設施管理（04）、秩序維護管理（05）、環(huán)境綠化管理（06）、客戶服務管理（07）、社區(qū)文化管理（08）、財務管理（09）和其他文件（10）等。在一級類目下根據檔案實際情況可下設若干級類目，分別用阿拉數字表示，各級類目間用“-”表示。
六、物業(yè)檔案盒標識、資料裝訂
文件保管期限按照永久、長期、短期劃分，具體按本企業(yè)要求確定。將文件材料在分類目錄中最低一級類目下，根據材料多少按月、季、半年度、年度裝訂成冊。統(tǒng)一封面，封面一般要有文件名稱、保管單位、保管期限等內容。
裝訂成冊的資料，放置于檔案盒內，一般按年裝盒保存。盒內編制目錄索引，以便于查找。
七、物業(yè)檔案資料的儲存、借閱、銷毀
檔案室應保持干燥、通風、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。
檔案的借閱、銷毀按企業(yè)規(guī)定執(zhí)行。
【文：辰元小區(qū)管理處 史榮】
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